معظم التردد حيال أتمتة الأعمال لا يتعلق بالتقنية في الحقيقة، بل بالسيطرة—أي القلق المنطقي من أن العملية بعد أتمتتها ستستمر في العمل حتى عندما لا ينبغي لها ذلك، وأن أحدًا لن ينتبه إلا بعد وقوع الخطأ. وهذا القلق يستحق أن يؤخذ بجدية، لكنه يشير إلى سؤال تصميمي لا إلى سبب لتجنب الأتمتة كليًا: كيف تؤتمت الأجزاء المتوقعة من العملية مع إبقاء شخص مسؤولًا عن الأجزاء التي تتطلب حكمًا بشريًا؟
ابدأ بالوضوح، لا بالأتمتة
قبل أتمتة أي شيء، من المفيد أن تجعل العملية الحالية واضحة: ما الذي يحدث فعلًا، وبأي ترتيب، ومن المسؤول عن كل خطوة، وأين تتعثر الأمور عادةً اليوم. والفرق التي تتجاوز هذه الخطوة كثيرًا ما ينتهي بها الأمر إلى أتمتة عملية لم يرسم أحد خريطتها فعلًا، مما يصعّب معرفة شكل السلوك "الصحيح" بمجرد أن تتولى آلة جزءًا من العمل.
يحوّل Fonix المسار المتوقع إلى نظام، ويوصل الاستثناءات إلى الأشخاص الذين يجب أن يتخذوا إجراءً، بدلًا من افتراض أن كل حالة ستتوافق مع المسار المعتاد. وهذا التمييز—معالجة المسار المتوقع تلقائيًا مع توجيه الاستثناءات إلى شخص—هو أساس الأتمتة دون فقدان السيطرة.
صمّم حدود الموافقة قبل أن تصمّم الأتمتة
السؤال الأكثر فائدة لأي خطوة ليس "هل يمكن أتمتتها؟" بل "ماذا يحدث إذا كانت هذه الخطوة خاطئة؟". فالخطوات قليلة العواقب وعالية القابلية للتوقع مرشحة جيدة للأتمتة. أما الخطوات ذات العواقب الحقيقية—الالتزامات المالية، والمراسلات الخارجية، وقرارات التوظيف، وشروط العقود—فتستحق نقطة موافقة بشرية حتى لو أمكن أتمتة معظم أعمال التحضير.
اجمع معلومات كاملة
استخدم نماذج وهياكل ملفات تعريفية قابلة للتهيئة لجمع المعلومات التي تتطلبها العملية فعلًا، حتى لا تُبنى القرارات اللاحقة في المسار على مدخلات ناقصة.
حدّد المسار
صِغ المراحل والمهام والمسؤوليات والاعتماديات والموافقات والنتائج المتوقعة بشكل صريح، بدلًا من تركها للعادة غير الرسمية أو للذاكرة.
وجّه المسؤولية
أسند كل خطوة إلى مستخدم أو دور أو قسم أو موظف ذكاء اصطناعي خاضع للحوكمة—وتأكد من أن لكل خطوة مسؤولًا محددًا، بشريًا كان أو ذكاءً اصطناعيًا.
أظهر الاستثناءات
اجلب الأعمال المتأخرة، والمعلومات الناقصة، والطلبات المرفوضة، واحتياجات الموافقة، والمخاطر إلى قوائم عمل وواجهات إدارية مرئية، بدلًا من تركها مخفية حتى يسأل عنها أحد.
يجب أن تجعل الأتمتة الاستثناءات أوضح صوتًا، لا أخفت.
علامات تدل على أن العملية جاهزة للأتمتة
- الخطوات وترتيبها مفهومة جيدًا ونادرًا ما تكون محل خلاف
- معظم الحالات تسلك المسار نفسه، مع عدد محدود من الاستثناءات المعروفة
- يمكن جمع المعلومات اللازمة في كل خطوة عبر نموذج منظم
- يمكنك أن تحدد مسبقًا القرارات التي تتطلب موافقة شخص
- تريد سجلًا واضحًا لما حدث، لا النتيجة النهائية فقط
أين يندرج الذكاء الاصطناعي في هذا النموذج
يستطيع موظفو الذكاء الاصطناعي استخراج المعلومات، وإعداد المسودات، وتلخيص السجلات، وتصنيف الردود، أو إنجاز مهام معتمدة منخفضة المخاطر ضمن الهيكل نفسه. ويمكن أن تبقى النتائج الحساسة خاضعة للمراجعة البشرية، كما ينبغي أن يظهر نشاط الذكاء الاصطناعي في واجهات التشغيل نفسها التي يظهر فيها النشاط البشري—ليتمكن الشخص المسؤول عن العملية من رؤية ما أعدّه الذكاء الاصطناعي، وما غيّره، وما لا يزال بانتظار الموافقة.
وهنا أيضًا يجب وصف الاستقلالية بعناية. إذ يمكن تحديد صلاحية موظف الذكاء الاصطناعي بإعداد العمل للموافقة، أو إنجاز إجراءات محددة بدقة ومنخفضة المخاطر، أو الاكتفاء بتقديم توصية—وينبغي أن يكون هذا النطاق قرارًا مدروسًا، لا إعدادًا افتراضيًا يُترك دون مراجعة.
حسّن دون أن تبدأ من جديد
تتغير العمليات مع نمو الأعمال. والعملية المؤتمتة المصممة جيدًا يجب أن تكون قابلة للتعديل—تحديث مرحلة أو قاعدة أو مسار موافقة—دون استبدال المنصة أو إعادة بناء سير العمل من الصفر. وهذه المرونة هي غالبًا ما يميّز عملية تبقى مفيدة لسنوات عن أخرى تُهجر عند أول تغيير في شكل الأعمال.
قراءات ذات صلة
لمعرفة المزيد عن اختلاف موظفي الذكاء الاصطناعي عن المساعدين العامّين عندما يتعلق الأمر بتولي خطوات حقيقية في العمليات، اطّلع على موظفو الذكاء الاصطناعي مقابل مساعدي الذكاء الاصطناعي: ما الفرق؟ وللاطلاع على الحجة الأشمل للتعامل مع الذكاء الاصطناعي كمشارك خاضع للحوكمة في نظام التشغيل لديك لا كميزة إضافية، اطّلع على ما هو نظام ERP المبني على الذكاء الاصطناعي؟
استكشف كيف تُصاغ النماذج والمراحل والموافقات في صفحة أتمتة سير العمل، وكيف يندرج موظفو الذكاء الاصطناعي في هذا الهيكل في صفحة القوى العاملة بالذكاء الاصطناعي في Fonix، وكيف تُدار الصلاحيات ونقاط الموافقة في صفحة الأمان والحوكمة.
