المستندات والمعرفة
مستندات تبقى مرتبطة بالعمل.
احفظ مستندات الأعمال ونظّمها وأدِر نسخها وأنشئها واسترجعها دون فصلها عن العملاء أو الموظفين أو المشاريع أو النماذج أو الموافقات.
مصمم لمستندات الأعمال
القدرات الأساسية
مجلدات منظمة
نظّم المستندات في تسلسلات مجلدات واضحة حول كيانات الأعمال والعمليات التي تدعمها.
سجل النسخ
احتفظ بتاريخ المستند أثناء تغيّره بدلًا من فقدان النسخ السابقة في ملفات مكررة.
دورة حياة المستند
انقل المستندات عبر الحالات المناسبة مثل المسودة والمُصدَر والمؤرشف.
وصول وفق الصلاحيات
طبّق قواعد الوصول الخاصة بالأعمال على الصفحات والإجراءات المرتبطة بإدارة المستندات.
الحماية من التكرار
استخدم بصمة الملفات (Hashing) للمساعدة في منع رفع ملفات مكررة دون داعٍ.
إنشاء المستندات
أنشئ مستندات الأعمال المدعومة من قوالب منضبطة وبيانات منظمة.
ربط بسير العمل
أرفق المستندات بالنماذج والمهام والملفات التعريفية والمشاريع والمراجعات وعمليات الموافقة.
بحث موحّد
ساعد المستخدمين المخوّلين على إيجاد السجلات والمستندات ذات الصلة عبر الأجزاء المترابطة من المنصة.
أكثر من مجرد ملف
الملف ليس إلا جزءًا من السجل.
يكتسب المستند قيمته التشغيلية عندما يستطيع المستخدمون معرفة:
- لمن ينتمي أو بماذا يرتبط
- العملية التي أنشأته
- النسخة الحالية منه
- الحالة التي هو فيها
- من يستطيع الوصول إليه أو تعديله
- ما إذا كان يحتاج إلى مراجعة أو موافقة
- المشروع أو العميل أو الموظف أو المهمة التي تعتمد عليه
على مستوى المؤسسة
